Cuando comenzamos a operar por cuenta propia, ya sea como autónomo o como sociedad, una de las primeras necesidades que nos surge es contar con plantillas de presupuestos y facturas que nos faciliten el día a día.
facturas
Factura rectificativa, ¿qué es y cómo se hace?
Pensemos en la siguiente situación: acabas de emitir una factura pero te das cuenta de que has cometido un error en la misma. ¿Qué hacer? Sencillo, emitir una factura rectificativa, es decir, una que te permitirá enmendar el fallo.
Pero exactamente ¿qué es una factura rectificativa? ¿En qué casos se emite? Y ¿cómo se hace? Conoce todas las respuestas en este artículo. Si también necesitas saber qué es una factura proforma, en ese otro artículo podrás profundizar en ese concepto.
Qué es una factura rectificativa
Tal como lo indica su nombre, se trata de un documento mercantil que se emite para corregir o rectificar una factura emitida anteriormente, ya sea, por ejemplo, porque no cumple con todos los requisitos fiscales o porque se omitió alguna información.
La idea es no alterar la factura original agregándole notas marginales o tachando datos. De hecho, esto es algo que por el bien de la contabilidad de tu empresa no debes hacer nunca.
¿En qué casos se debe emitir?
Entre los casos que permiten la emisión de una factura rectificativa se encuentran errores en cantidades, precios o descuentos de un producto, importe total de la factura, aplicación de impuestos, datos fiscales o datos del cliente inexactos, y otros similares.
¿Cómo se hace una factura rectificativa?
Por regla general, toda factura rectificativa debe cumplir con tres condiciones:
- Llevar una numeración y serie diferente a la que se emplea en el resto de facturas cotidianas.
- Llevar el título “Factura Rectificativa” y especificar la razón por la que se emite, para así no dejar dudas de que se trata de una factura de esta naturaleza.
- Indicar qué factura original está siendo corregida mediante el presente documento -para esto se debe incluir el número y fecha de la factura-.
Si prefieres hacer la factura de forma automatizada, existen muchos programas de contabilidad y facturación que permiten realizar facturas rectificativas de forma rápida y sencilla; por lo general basta con buscar la factura ordinaria, seleccionar la opción Factura rectificativa (o similar) y emitir la nueva con los datos actualizados. Todo esto con tan solo pocos clics e incluso se rellenarán de forma automática algunos datos que ya estén guardados en el sistema.
Es importante saber que desde la emisión de la factura original se dispone de un plazo máximo de un mes para hacer la rectificativa en caso de ser necesario.
Una vez emitas la nueva factura existe otro plazo de un mes para informar por escrito a la Agencia Tributaria sobre la modificación realizada. Anexo a esto debes incluir una copia de ambas facturas. Por supuesto, debes guardar en tus archivos tanto la factura original como la rectificativa.
En resumen, una factura rectificativa permite corregir errores o agregar información a una factura realizada previamente. Por lo tanto, si te das cuenta de que has cometido un error en algún dato puedes recurrir a este documento mercantil.
Como te mencionamos, nunca alteres una factura ya emitida para enmendar un error, sino que debes acudir siempre que sea necesario a la factura rectificativa.
Anticipo de facturas: liquidez sin riesgo para tu empresa
El anticipo de facturas es una de las diferentes formas de financiación que tienen las empresas, pymes y autónomos para conseguir liquidez a corto plazo. Al igual que ocurre con el descuento de pagarés, las compañías no necesitan endeudarse para financiar su actividad, ya que lo hacen aprovechando los derechos de cobro adquiridos por la venta de sus productos o de sus servicios.
Esta fórmula, cada día más utilizada por las pequeñas empresas, a menudo se confunde con el factoring, ya que en ambos casos hablamos del adelanto de facturas, ya sea total o parcial, por parte de una entidad financiera. Por ese motivo, conocer la diferencia entre anticipo de facturas y factoring nos puede ayudar a elegir el servicio que mejor se adapte a las necesidades de nuestra compañía.
Es por ello por lo que en este artículo vamos a tratar de analizar conceptos como qué es el anticipo de facturas, en qué se diferencia del factoring o cómo funciona este servicio. Dudas muy frecuentes que suelen surgir entre todo tipo de empresarios y autónomos a la hora de negociar el cobro por adelantado de sus facturas.
Qué es el anticipo de facturas: concepto y definición
Como venimos adelantando, podemos definir el anticipo de facturas como un servicio financiero que permite a las empresas cobrar de manera anticipada las facturas emitidas a sus clientes a cambio de un interés y de una comisión. La entidad financiera adelantará el dinero negociado con dicha compañía y pasará a ser la nueva propietaria del cobro de las facturas afectadas por la operación.
Este servicio permite a las pymes y autónomos conseguir liquidez a corto plazo aprovechando los beneficios de su propia actividad económica. Gracias al anticipo de facturas se puede solucionar un problema puntual de tesorería para hacer frente a pagos urgentes o cualquier tipo de inversión, sin riesgo de quedar en descubierto y sin necesidad de solicitar un minicrédito o un préstamo a corto plazo, cuyos intereses suelen ser bastante elevados.
Su funcionamiento es muy similar al del descuento de pagarés o a cualquier otro descuento de efectos, conceptos de los que ya hemos hablado en profundidad. Por ese motivo muchos empresarios hablan de este servicio como descuento de facturas. Sin embargo, en el caso del anticipo de facturas no se exige la existencia de un título de crédito emitido por el cliente, es decir, un pagaré, una letra de cambio o un cheque, por poner algunos ejemplos, sino que las propias facturas son más que suficientes para llevar a cabo la operación.
Diferencia entre anticipo de facturas y factoring
La diferencia con un descuento de efectos, como acabamos de ver, es muy evidente por el tipo de título, pero la línea se diluye mucho más si intentamos comprender las diferencias entre el anticipo de facturas y el factoring. Y es que, al fin y al cabo, el factoring también supone el pago por adelantado de las facturas presentadas por una empresa antes de su plazo de vencimiento.
Dicho esto, la principal diferencia reside en el número de facturas que componen la operación. Mientras que en el anticipo de facturas suele cederse únicamente una factura en particular, en el factoring lo habitual es ceder el derecho de varios títulos o, incluso, de un contrato completo. Lo más frecuente es optar por el factoring sin recurso para que sea la propia entidad financiera la que deba responder a un posible caso de impago por parte del deudor.
El factoring suele estar más limitado a grandes empresas que trabajan con grandes carteras, mientras que las pymes o los autónomos suelen optar por el anticipo de facturas como salida puntual a un problema de liquidez. Eso sí, el factoring también es una fórmula más que razonable para pequeñas empresas que tengan clientes de envergadura, ya que este tipo de deudores suelen pagar en plazos más dilatados, pero presentan una buena solidez financiera.
Similitudes con el factoring
Al igual que hablamos de diferencias también debemos hablar de similitudes. Al margen de que el procedimiento es muy similar, en ambos casos es necesaria la implicación de las tres mismas partes:
- El cedente. La empresa o profesional que tiene los derechos de cobro y que cede dichos derechos a cambio del cobro por adelantado de la factura.
- El factor. La entidad financiera que adelanta el pago de la factura a cambio de una comisión y de los derechos de cobro de la misma.
- El deudor. Es decir, el cliente que tiene la obligación de pagar la factura una vez llegado el plazo de vencimiento.
Cómo funciona el anticipo de facturas
Una vez conocidos los términos y conceptos de este servicio, el siguiente paso es definir cómo funciona el anticipo de facturas. Como hemos visto, en este tipo de operaciones hay tres partes implicadas, aunque sólo dos de ellas deberán actuar de manera activa. En este procedimiento podemos encontrar cuatro momentos muy diferenciados:
- En primer lugar será la empresa, pyme o autónomo la que tendrá que contactar con la entidad financiera (una de las más conocidas es Gedesco) para solicitar el adelanto de dichos importes antes de su vencimiento.
- A continuación comienza una fase de evaluación, por la cual la entidad financiera analizará el riesgo de la operación. Estudiará el nivel de solvencia de los deudores y también tratará de conocer la situación económica de la empresa que solicita el servicio. En función de dicha solvencia establecerá un nivel de riesgo y aplicará sus comisiones. Hay entidades que solicitan un pago por realizar esta evaluación.
- El tercer paso será la negociación entre la empresa y la entidad financiera para llegar a un acuerdo que satisfaga a ambas partes. Una vez pactado el porcentaje de comisión con dicha entidad, el cliente entregará las facturas originales y cederá los derechos de cobro.
- Por último será necesario informar al deudor para que la operación sea 100% efectiva. Esto es así porque a partir de la firma será la entidad financiera la poseedora de los derechos de cobro y la que tendrá que reclamar dichos derechos en caso de impago.
Beneficios del anticipo de facturas
El anticipo de facturas, aunque supone renunciar a un porcentaje del montante total, tiene importantes ventajas para las pymes y autónomos. Los principales beneficios son básicamente tres:
- Permite a las empresas conseguir liquidez inmediata y solucionar problemas de tesorería sin necesidad de esperar al plazo de vencimiento de las facturas.
- Se fortalece el balance contable, ya que el capital se puede reinvertir de manera mucho más rápida.
- Se reduce el riesgo de impago, ya que en el caso de el deudor sea insolvente, será la entidad financiera la que tendrá que reclamar las cantidades adeudadas.