En un mercado cada día más complejo y competitivo, automatizar y controlar todos los procesos de la empresa puede suponer el aspecto que marque la diferencia a la hora de mejorar la productividad. Por ese motivo son cada vez más las compañías que optan por programas informáticos ERP, que no sólo gestionan el apartado de contabilidad, sino también todos aquellos servicios y departamentos que la conforman.
En los últimos tiempos se han puesto de moda conceptos como CRM, del que ya hemos hablado en profundidad en otros artículos, y también como el de ERP, un término quizá menos extendido, pero que crece con fuerza entre los gestores de empresas. A continuación vamos a tratar de analizar qué es un sistema ERP, cuáles son sus ventajas para las empresas y qué compañías pueden beneficiarse de sus servicios.
Vamos a ver también qué es un software ERP, qué tipo de programas existen en el mercado y cómo pueden contribuir a la mejora de la productividad de la empresa unificando la gestión de algunos de sus servicios más importantes.
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Sistema ERP: definición
Bajo las siglas ERP se esconde el anglicismo Enterprise Resource Planning, que podemos traducir como Sistema de Planificación de Recursos Empresariales. Hablamos, por tanto, de un conjunto de aplicaciones que permiten la integración de diferentes departamentos de una compañía para crear sinergias y mejorar la rentabilidad y la productividad.
Este tipo de software informático ofrece la posibilidad de integrar operaciones que tienen que ver con áreas tan diversas como la logística, la producción, los envíos, la contabilidad, los stocks, las compras, las ventas, los recursos humanos, etc.
Lo positivo de un ERP es que hace que la empresa funcione desde un punto de vista de la gestión como un todo perfectamente integrado. Es decir, sólo necesitamos un programa y una base de datos central para dirigir cualquier área o departamento de la compañía. El resultado más inmediato de este sistema es un incremento más que notable de la productividad.
Ventajas de un software ERP
Como hemos visto, el aumento de la productividad es la ventaja más evidente de este tipo de sistemas, pero podemos encontrar otros beneficios igual de reseñables:
- Toda la información está accesible desde un único punto de acceso y en una única base de datos.
- Todos los procesos de la empresa quedan perfectamente automatizados.
- Se ahorra en tiempos de ejecución y, por tanto, en costes.
- Al estar toda la información perfectamente integrada, podemos tener un control absoluto de todo lo que ocurre en la compañía. Esto permite mejorar procesos, estudiar fallos, proponer mejoras, establecer planes estratégicos y organizativos, etc.
Por el contrario, el mayor inconveniente lo encontramos en el precio, ya que estos sistemas no suelen ser económicos, sobre todo si la empresa necesita una aplicación desarrollada ad hoc para su estructura. Este software personalizado es lo que conocemos como ERP vertical, y tiene un mayor coste tanto de desarrollo como de implantación.
Las empresas más pequeñas y con menos recursos pueden optar por un ERP horizontal, es decir, un software diseñado para dar servicio a cualquier empresa, al margen de su tamaño o actividad empresarial. La personalización es menor, pero también lo es su coste y su tiempo de implantación.
¿Un sistema ERP vale para cualquier empresa?
La respuesta a esta pregunta es clara, sí. Cualquier empresa que quiera tener un control de todo lo que ocurre en cada uno de sus departamentos, mejorar su productividad, agilizar sus procesos y automatizar su gestión debería contar con un sistema ERP. Sin importar su tamaño ni su actividad, desde multinacionales a pymes.
Ahora bien, como decíamos anteriormente, estos programas suelen ser costosos, sobre todo si queremos una solución muy personalizada, por lo que cada compañía debería afinar muy bien a la hora de decidir qué ERP elegir. La fase de selección es fundamental para no pasarse ni quedarse corto. Y, por supuesto, para no derrochar en su compra.
ERP Y CRM, ¿es lo mismo?
Como dijimos al principio, CRM es otro de los términos más utilizados en el mundo de la empresa, pero su sentido es bien diferente. Un CRM, desde un punto de vista informático, es un software que permite gestionar toda la relación con los clientes, pero sus funciones no suelen ir mucho más allá.
Ofrecen la posibilidad de gestionar la cartera de clientes, los mails, los contactos, las reuniones, las propuestas comerciales, etcétera, lo que redunda en un mejor servicio y en un mayor seguimiento. Estos programas son fundamentales para no descuidar este apartado y, además, incrementar la facturación y la rentabilidad.
Si necesitas un programa de CRM para darle un impulso a tu compañía, no dejes de leer nuestro artículo sobre los mejores CRM que puedes encontrar en el mercado. La mayoría de las aplicaciones que analizamos en dicho artículo son gratuitas, pero si te decides por una de pago (son más completas), también encontrarás un descuento muy especial por ser lector de nuestro blog.