Cuando comenzamos a operar por cuenta propia, ya sea como autónomo o como sociedad, una de las primeras necesidades que nos surge es contar con plantillas de presupuestos y facturas que nos faciliten el día a día.
Aunque muchas empresas cuentan con programas de contabilidad que permiten elaborar todo tipo de documentos, al principio una simple hoja de cálculo es más que suficiente para solucionar todos tus problemas contables. De hecho, con Excel, Word y un par de plantillas puedes llevar al día todo lo relacionado con la contabilidad de tu pequeño negocio. Y sin gastar ni un céntimo.
Para descargar plantillas de facturas sólo hay que visitar alguna web especializada, seleccionar el tipo de documento que necesitas y empezar a rellenar los campos en blanco. En sitios como Plantillator, por ejemplo, tienes diferentes plantillas que puedes adaptar a tu gusto, todas ellas en blanco y listas para operar.
Según el tipo de negocio, es posible que también necesites descargar una plantilla de factura proforma, que no tiene validez legal, pero que es muy útil en el caso de que vendas productos físicos. Estas facturas son un reflejo fiel de la factura definitiva y permite al cliente conocer al detalle todos los conceptos y sus costes. En cualquier caso, lo más recomendable es que la factura incluya las retenciones por IRPF y especifique las cantidades legales de IVA aplicable.
Requisitos legales
La plantilla que descargues debe permitirte incorporar todos los campos necesarios para que tenga validez legal. Los datos que no deben faltar son los siguientes:
- Nombre de tu empresa (o tu nombre completo si eres autónomo).
- CIF de tu empresa (o tu NIF si eres autónomo).
- Tu dirección completa con código postal y ciudad.
- Datos de tu cliente: nombre completo de la persona física o jurídica, dirección, código postal y CIF o NIF.
- Número de factura (deben ser correlativos).
- Fecha de la factura.
- Conceptos y cantidad sin retenciones ni impuestos.
- Retenciones por IRPF.
- IVA.
Por lo general, todas las plantillas disponibles en la red permiten sustituir estos campos y calculan las cantidades de manera automática. Asegúrate de que las plantillas están en Excel para que el cálculo de IVA e IRPF sea automático, ya que de lo contrario tendrás que utilizar la calculadora para hallar todas las cantidades.
Una vez realizada la factura, te recomendamos pasarla a PDF para que el cliente no pueda realizar ninguna modificación en las cantidades o los datos incorporados a la misma. La forma más sencillo de hacerlo es directamente en el comando “Guardar como” de Excel. También puedes hacerlo mediante una impresora de PDF instalada en tu propio ordenador.
¿Y qué pasa con los presupuestos?
El procedimiento es muy sencillo. Te recomendamos que descargues y utilices una plantilla específica para tu sector de actividad, ya que incorporará todos los conceptos que deben ser tenidos en cuenta en tu sector.
Así, hay plantillas de presupuestos para construcción, reformas, limpieza de comunidades, etc. También existen plantillas genéricas en blanco para que la adaptes a tus necesidades.
Como ves, contar con una plantilla de presupuesto y otra de factura te puede ayudar a llevar la contabilidad al día de una manera rápida, sencilla y, además, gratuita. Si eres autónomo o estás empezando no necesitarás nada más.