El modelo 340 es uno de los últimos modelos tributarios en llegar a la vida de las empresas, y por ese motivo todavía son muchas las compañías y profesionales que tienen dudas acerca de su alcance, significado y obligatoriedad. En este artículo vamos a arrojar un poco de luz acerca del mismo para evitar errores o posibles sanciones por parte de la Agencia Tributaria.
Este modelo fue aprobado por el Real Decreto 1065/2007 como medida para evitar el fraude fiscal, aunque su aplicación fue pospuesta en varias ocasiones, tanto en 2009 como en 2012. La obligación de presentarlo entró en vigor en 2014 y afecta, en términos generales, a todos los contribuyentes que tengan que presentar declaraciones del Impuesto sobre Sociedades, IVA o IGIC (Impuesto General Indirecto Canario). A continuación vamos a tratar con mayor detalle qué es este documento.
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¿Qué es el modelo 340?
El modelo 340 es una declaración informativa que recoge información detallada de todas las facturas que se tienen en cuenta para los cálculos del IVA. Este registro debe contener todas las facturas emitidas y recibidas por la empresa o profesional con el objetivo de dejar constancia en la Agencia Tributaria el origen de los datos y los cálculos efectuados a efectos de liquidación de IVA a través del modelo 303.
Este documento es meramente informativo, por lo que no lleva aparejado ningún pago. Su puesta en marcha responde a la necesidad de control por parte de la AEAT, ya que en el modelo 303 únicamente se recogen los datos recopilados para la autoliquidación del IVA, pero no deja constancia del origen de los mismos. Con esta medida de control, la Agencia Tributaria tiene en su poder un resumen de todas las facturas relacionadas con una empresa para comprobar, si llega el caso, el origen de los datos presentados en las declaraciones.
Para que el modelo 340 sea válido debe contener todos los datos de la factura, no únicamente su importe. Es decir, debe detallar la fecha, el nombre del cliente o del proveedor, el NIF, el tipo de operación, el importe de la misma, el tipo de IVA y su desglose.
¿Quiénes están obligados a presentar el modelo 340?
Este modelo es obligatorio, según establece el Real Decreto 1065/2007, para todos los sujetos pasivos inscritos en el Régimen Especial de Devolución Mensual (REDEME), es decir, todos aquéllos que devuelven el IVA mensualmente. Esto es obligatorio para empresas grandes, pero para las pymes es voluntario.
La liquidación mensual del IVA es obligatoria para las grandes empresas, como acabamos de comentar, pero, ¿qué considera Hacienda una gran empresa? En términos generales, se consideran como tal aquellas compañías con un volumen de operaciones superior a los 6.010.121,04 euros.
Las empresas que facturen menos de esta cantidad no están obligadas a inscribirse en el Régimen Especial de Devolución Mensual, por lo que no están obligadas a presentar el modelo 340. Sin embargo, la incorporación a este régimen puede ser muy beneficioso para sociedades más pequeñas debido a la posibilidad de liquidar el IVA cada mes. Los casos más evidentes son los siguientes:
- Empresas con negocios en el extranjero › Las exportaciones están exentas de IVA, por lo que estas compañías suelen soportar una cantidad de IVA superior a la que repercuten. En este caso puede ser muy útil solicitar la devolución mensual.
- Empresas que repercuten un IVA diferente al que soportan › Hay sectores de actividad en los que se soporta un tipo de IVA superior al que se repercute. Las empresas que tienen que soportar un tipo impositivo mayor del que repercuten a sus clientes tienen en esta fórmula una opción muy interesante para solicitar la devolución mes a mes.
¿Cuándo y cómo hay que presentar el modelo 340?
El modelo 340 debe acompañar al 303 de IVA de manera mensual, por lo que su presentación debe realizarse todos los meses, sin excepción. La fecha máxima es el día 20 y en su declaración se deben incluir los datos completos del mes anterior. Es decir, el 20 de abril (como máximo) deberán presentarse los datos de marzo.
Como suele ser habitual en las operaciones con Hacienda, la presentación de este documento debe hacerse de manera telemática junto con la presentación del modelo 303. Se realiza a través de la página web de la Agencia Tributaria. Las sociedades, tal y como establece la legislación actual, deben contar con un certificado digital obligatorio para realizar este tipo de operaciones. Los autónomos que no posean certificado digital pueden presentar el documento mediante el servicio Cl@ve PIN o con el DNI electrónico.
Instrucciones para rellenar y presentar el modelo 340
Un libro de registro de facturas puede contener un número ilimitado de entradas, sobre todo en el caso de las empresas grandes, y por ese motivo la Agencia Tributaria permite a las sociedades enviar directamente el libro generado de manera automática por el programa de gestión utilizado por la compañía.
Además, la propia web de la AEAT permite realizar este trámite de manera manual, rellenando una a una la información de todas las facturas. A continuación vamos a analizar ambos métodos para explicar cómo debe llevarse a cabo la presentación de este documento.
Cabe destacar que en este modelo se deben incorporar todas las facturas emitidas y recibidas, incluso las que estén exentas de IVA. Esto incluye las operaciones en el extranjero y las exportaciones. Antes de realizar el envío se debe comprobar que coinciden los datos de los modelos 303 y 340.
Importar los datos del libro
La forma más sencilla de presentar este modelo es importar todos los datos desde el programa de contabilidad. De esta forma, con unos pocos clics podemos elaborar un libro completo con todas las facturas registradas en el periodo seleccionado. Ni que decir tiene que el contable debe asegurarse de que todas las facturas estén perfectamente asentadas.
Con el fichero generado (*.out) únicamente hay que seleccionarlo en la propia web de Hacienda y adjuntarlo a la declaración para que el sistema reconozca todos los datos. Antes de enviar el modelo se pueden revisar todos y cada uno de los campos. Tras la comprobación sólo hay que realizar la firma utilizando el certificado digital.
Introducir los datos manualmente
Este sistema es mucho más engorroso, ya que obliga a teclear los datos completos de todas las facturas. Este procedimiento es el menos utilizado por las empresas, pero es una opción que podemos tener en cuenta en el caso de que tengamos algún problema con el programa de contabilidad. A continuación vamos a analizar paso a paso todo lo que hay que hacer para presentar el modelo por este sistema:
- Introducir los datos del declaramente, incluyendo nombre de contacto, número de teléfono y NIF del representante.
- Elegir el periodo que queremos notificar (mes y año).
- Anotar el código electrónico que figura en la primera página del modelo 303 de IVA presentado previamente.
- Seleccionar el tipo de factura.
- Introducir manualmente los datos de todas las facturas. Los datos obligatorios son los siguientes:
- NIF del declarante
- NIF del proveedor o cliente
- Código del país del proveedor o cliente
- Clave ID fiscal
- Clave de operación
- Número de facturas
- Identificación de la factura
- Fecha de expedición
- Base imponible
- IVA
- Importe total
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