Periódicamente, las empresas o lugares de trabajo de cualquier rama son visitadas por inspectores que realizan un recorrido por las instalaciones y auditan los procesos y el cumplimientos de obligaciones, con el fin de determinar incidencias y sugerir mejoras.
La información obtenida en cada una de estas visitas era recopilada en un libro de visitas que cada empresa debía tener. Sin embargo, cada día nos llegan consultas acerca de su obligatoriedad, ya que los diferentes cambios normativos han generado dudas en empresarios y autónomos.
Precisamente en este artículo conoceremos qué es el libro de visitas y si es obligatorio tenerlo en todas las empresas.
En este post podrás leer:
¿Qué es el libro de visitas?
Como lo indica su nombre, se trata de un libro especial y acreditado, en el que se registran las incidencias de las visitas que realicen inspectores a una empresa.
El inspector solicita el libro y en él hace diversas anotaciones, por ejemplo, nombre, fecha y hora de la visita, y por supuesto todo lo que se observó o detectó durante la misma. En otras palabras, anotará en el libro lo que se está haciendo bien y lo que se está haciendo mal en la compañía en materia de obligaciones, por ejemplo, de seguridad social y prevención de riesgos laborales.
La idea detrás de este libro es que quede evidencia de la visita realizada y que sirva de referente para próximas visitas. ¿Por qué lo decimos? Porque cuando llegue un próximo inspector pedirá el libro de visitas, revisará los detalles de la visita anterior y los tomará como base para la nueva.
¿Físico o electrónico?
Con el fin de aprovechar las ventajas ofrecidas por las tecnologías de la información y la comunicación, en las comunidades autónomas de Galicia, Asturias, La Rioja, Navarra y Cantabria, es posible utilizar un libro de visitas electrónico, que sustituye al de papel.
Pero para poder migrar desde el libro físico hasta el electrónico, la empresa debe estar autorizada por el Instituto de Trabajo y Seguridad social, lo que implica hacer un registro previo y contar con una serie de equipos informáticos, entre los que están un lector de tarjetas inteligentes y conexión a internet.
Si tu presupuesto permite realizar la inversión, entonces puedes usar el libro electrónico, sin embargo, con el libro en papel es suficiente en la mayoría de los casos, especialmente cuando se trata de autónomos o pequeñas empresas.
¿Es obligatorio tener un libro de visitas?
La respuesta a esta pregunta es no. Actualmente no es obligatorio contar con un libro de visitas físico o electrónico. Desde el año 2017, el hecho de que las empresas o autónomos contasen con un libro de visitas dejó de ser de carácter obligatorio de acuerdo al decreto emitido para tal efecto por el Ministerio de Empleo y Seguridad Social.
Con la eliminación de este requisito es el inspector de trabajo quien debe registrar la visita y el resultado de la misma. De manera que se releva a la empresa de realizar un gasto extra. Claro está, si deseas tener en tu empresa un libro de visitas a manera de archivo interno, nadie te lo impedirá, pero no tendrá carácter legal.