Dentro de los documentos que una empresa o autónomo puede expedir a un posible cliente, uno de los que más dudas genera es la factura proforma. En este artículo vamos a intentar arrojar un poco de luz sobre este documento explicando qué es, cómo debe realizarse, cuáles son sus requisitos, su validez y su diferencia con un presupuesto o una factura ordinaria.
A modo de resumen, una factura proforma equivale a una oferta comercial o presupuesto, aunque a diferencia de éste, ofrece una información mucho más completa sobre los bienes o servicios que entran en juego en la compraventa. Este tipo de documento se utiliza cuando ya existe una relación más avanzada con el posible comprador y éste necesita conocer por adelantado todos los detalles de la operación: conceptos, precios, impuestos, etcétera.
Este tipo de factura se emite, por lo general, justo antes de que se lleve a cabo la operación, aunque su emisión no supone ningún tipo de compromiso por parte del comprador. Es decir, debe existir una aceptación expresa por parte del cliente para que se lleve a cabo la operación y, por tanto, se establezca la obligación de pago. En cualquier caso, el vendedor tendrá que confeccionar con posterioridad una factura ordinaria con todos los requisitos formales establecidos.
Factura proforma vs factura ordinaria
Tal y como hemos comentado en el preámbulo, una factura proforma no es más que un documento que adelanta información detallada de una posible compraventa, por lo que no puede sustituir a una factura ordinaria, que cuenta con respaldo legal y debe emitirse en cualquier caso a la finalización de la venta o el servicio para reclamar el pago.
Por este motivo una factura proforma no se puede contabilizar, ya que no estamos ante una factura comercial, sino ante un simple reflejo de ésta. Este documento, por tanto, no tiene validez fiscal, ya que la Agencia Tributaria jamás otorgará ningún valor a este tipo de facturas en caso de inspección o requerimiento. Sí tienen valor la llamada factura rectificativa, de la que puedes obtener más información en este otro artículo.
Requisitos para elaborar una factura proforma
Aunque una factura proforma no es un documento contable ni fiscal válido, en su elaboración el emisor debe tener en cuenta una serie de requisitos. Para empezar, debe aparecer en un lugar claro la leyenda “Factura proforma” para dejar constancia de su naturaleza. Por lo demás, debe ser cumplimentada de la misma forma que una factura ordinaria, incluyendo los datos completos del emisor, los datos del receptor, los conceptos, las cantidades, las formas de pago y los impuestos.
A la hora de emitir estas facturas la empresa debe tener en cuenta que no tienen validez legal, por lo que no es necesario que vayan numeradas. En el caso de que la empresa quiera numerar las facturas proforma para llevar un control de las mismas, debe hacerse siempre con una serie numérica distinta a la empleada en las facturas ordinarias para que no haya equívocos.
¿Factura proforma o presupuesto?
Si atendemos a la definición de factura proforma vemos que las diferencias con un presupuesto son mínimas, por lo que muchos empresarios dudan en qué momento utilizar uno u otro presupuesto. De manera general podemos decir que una proforma se utiliza cuando ya existe una relación más avanzada con el posible cliente con el fin de ofrecerle una información mucho más detallada de la operación que está a punto de realizarse. Es por tanto, un documento mucho más formal que un presupuesto, ya que en muchas ocasiones las empresas reciben un precio bruto por un producto o servicio, pero desconocen las cantidades reales, las formas de pago, las retenciones o los impuestos, si los hubiere.
En algunas ocasiones, una factura proforma es necesaria para llevar a cabo operaciones de financiación, ya que las entidades bancarias a menudo solicitan este documento como adelanto de una operación para justificar la solicitud del dinero.