Censo VIES: qué es, significado y cómo se consulta

Censo VIES
Censo VIES: qué es, significado y cómo se consulta
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El Censo VIES, o Registro de Operadores Intracomunitarios, es un concepto cada día más consultado por las empresas españolas como consecuencia del incremento de las exportaciones y la prestación de servicios a otras compañías de la Unión Europea. A continuación, en descuentodepagares10.com vamos a profundizar en algunos conceptos para explicar qué es este censo, quiénes están obligados a registrarse, cómo hacerlo y cómo consultarlo.

Este registro de operadores intracomunitarios, conocido como Censo VIES, está formado por todas aquellas personas, tanto físicas como jurídicas, que cuenten con un NIF-IVA y quieran realizar operaciones comerciales con otras empresas de la Unión Europea. Este NIF a efectos de IVA no debe confundirse con el número VAT, del que ya hablamos en profundidad en otro artículo. El alta debe realizarse tanto para el intercambio de bienes como para la prestación de servicios.

En este sentido, cuando una empresa española (o un autónomo) tiene que emitir una factura a otra empresa de la Europa comunitaria, lo primero que debe hacer es consultar este censo para comprobar si la empresa en cuestión está inscrita en él. En caso afirmativo la factura se realizará sin IVA, mientras que si dicha empresa no está registrada, la factura tendrá que emitirse con dicho impuesto, del mismo modo que a cualquier compañía nacional. En cualquier caso, la factura siempre deberá ir con IVA en el caso de clientes particulares.

Cómo se consulta el Censo VIES

Como hemos comentado anteriormente, las empresas españolas deben consultar el Censo VIES para comprobar si su cliente comunitario está inscrito, pero, ¿cómo se consulta este registro? La validez de un NIF-IVA se puede consultar online a través de dos portales:

  • Agencia Tributaria (AEAT) Es necesario un certificado electrónico para la consulta de operadores intracomunitarios no españoles.
  • Dirección General de Fiscalidad de la Comisión Europea No se necesita ningún certificado de usuario. Sólo hay que elegir el Estado Miembro y teclear el número de IVA de la empresa que queremos consultar, así como el número NIF-IVA de la empresa que realiza la consulta.

Estos sistemas de consulta sólo confirman si la empresa en cuestión está inscrita o no en dicho registro, pero no ofrece más información acerca de la compañía: domicilio social, dirección, teléfono, etc. Del mismo modo, no podemos conocer su número de IVA utilizando únicamente el nombre de la empresa o algunos de estos datos.

Cómo solicitar el registro en el Censo VIES

Para operar en el ámbito de la UE, las empresas españolas que cuenten con un NIF-IVA también deben darse de alta en dicho Registro de Operadores Intracomunitarios, que forma parte del Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores. Este procedimiento debe realizarse a través de la Agencia Tributaria, en concreto a través del modelo censal 036, marcando la solicitud de alta en la casilla 582. Además, en la casilla 584 se debe consignar la fecha prevista de la primera operación intracomunitaria.

La Agencia Tributaria debe resolver en un plazo máximo de tres meses. Si se cumple dicho plazo sin respuesta, la solicitud se entiende como denegada. En caso afirmativo, la AEAT otorgará a la empresa solicitante un número NIF-IVA válido para operar con otras compañías de la Unión Europea e incorporará dicha empresa en el Censo VIES. En España, este número NIF-IVA tiene la forma ESX0000000X, es decir, las letras ES + una letra o un número + un bloque de 7 números + una letra o un número.

¿Quiénes pueden solicitar su incorporación al Censo VIES?

Como dijimos en las primeras líneas de este artículo, la incorporación a este registro debe solicitarse por todas las personas físicas o jurídicas que cuenten con un NIF-IVA válido y quieran comercializar bienes o prestar servicios a otras empresas de la UE. Por norma general, la AEAT aceptará la petición en los siguientes supuestos:

  • Empresas o autónomos que realicen intercambios de bienes sujetos al impuesto, independientemente de si están establecidas o no en el territorio de aplicación del IVA español.
  • Compañías destinatarias de servicios que sean prestados por compañías no establecidas en la Península y Baleares, respecto de los cuales sean sujetos pasivos del IVA.
  • Empresas que presten servicios a otros Estados miembros de la Unión Europea distintos de España, siempre y cuando el sujeto pasivo sea el destinatario de los mismos.
  • Personas jurídicas que no actúen como empresa cuando realicen operaciones de compra intracomunitarias de bienes sujetas al impuesto.